10 советов по форматированию идеальных таблиц в Microsoft Word
Быстрые ссылки
- Расставьте свой стол
- Используйте линейку
- Равномерное распределение строк и столбцов
- Изменение расположения и внешнего вида стола
- Преобразование текста в таблицу (и наоборот)
- Автозаполнение номеров столбцов
- Заморозьте эти столы!
- Преобразование строк в столбцы в таблице
- Вставьте идеальные таблицы Excel в Gmail
- Повторное использование столов для экономии времени
Вставка таблиц в документ Word — отличный способ упорядочить и представить информацию. Однако останавливаться на достигнутом не стоит. С помощью нескольких простых настроек форматирования вы можете превратить базовые таблицы в визуально привлекательные, профессиональные элементы.
1. Расставьте свой стол
Правильное расположение стола является ключом к созданию безупречного документа. Вы можете легко управлять размещением и выравниванием таблиц с помощью функции «Свойства таблицы» в Word.
Чтобы получить к нему доступ, щелкните правой кнопкой мыши по таблице и выберите «Свойства таблицы» в контекстном меню. Откроется диалоговое окно, в котором можно настроить размер, выравнивание, отступы и обтекание текстом таблицы в соответствии с вашими потребностями.
По умолчанию Word выравнивает таблицы по левому краю. Если вы хотите выровнять таблицу по центру, перейдите на вкладку «Таблица» и выберите параметр «По центру» в разделе «Выравнивание». Затем можно настроить расстояние от левого поля таблицы с помощью параметра «Отступ слева».
Расположить таблицы относительно окружающего текста также легко. Просто перетащите стол за ручку, расположенную в верхнем левом углу, чтобы изменить его положение. Как только вы это сделаете, Word автоматически настроит перенос текста с «Нет» на «Вокруг». Для более эффективного управления используйте диалоговое окно «Расположение таблицы» в окне «Свойства таблицы», чтобы указать расстояние от окружающего текста для каждой стороны таблицы.
Если таблица тесно связана с определенным текстом, включите опцию «Перемещать вместе с текстом». Это гарантирует, что таблица останется выровненной по вертикали с соответствующим абзацем, даже если текст сместится.
2. Используйте линейку
Если вы ищете простой способ улучшить внешний вид таблиц в Word, ключевым моментом является правильный выбор размера. Чтобы точно управлять размером строк и столбцов, используйте линейку в Word для точной корректировки.
Для этого наведите курсор мыши на границу стола. Когда появится указатель с двумя стрелками, нажмите и удерживайте границу, одновременно нажимая клавишу ALT. Затем перетащите строки или столбцы, чтобы настроить их в соответствии с желаемыми размерами.
3. Равномерно распределите строки и столбцы
Хотите создать таблицу с равномерно распределенными строками и столбцами? Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно настраивать каждую строку или столбец вручную.
Просто выберите весь стол и перейдите на вкладку «Разметка стола». В группе Размер ячейки щелкните Распределить строки или Распределить столбцы, и Word автоматически настроит строки или столбцы для обеспечения равного интервала.
4. Изменение раскладки и внешнего вида стола
После того как таблица будет размещена, а строки и столбцы будут скорректированы, вы можете дополнительно улучшить ее макет и внешний вид в соответствии со стилем документа.
Вы можете перейти на вкладку «Дизайн таблицы» и использовать инструмент «Затенение», чтобы добавить цвета фона к отдельным ячейкам, строкам или столбцам. На той же вкладке меню «Стили стола» предлагает множество предварительно разработанных стилей, которые мгновенно применяют целостное форматирование ко всей таблице.
5. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)
Не всегда нужно создавать стол с нуля. Word позволяет быстро преобразовать существующий текст в таблицу, экономя ваше время и силы.
Для этого выделите нетабличные данные в вашем документе и перейдите в раздел «Вставить > таблицу» > «Преобразовать текст в таблицу». Word автоматически проанализирует разделители текста, чтобы определить количество строк и столбцов, а затем отформатирует содержимое в таблицу.
Если таблица не получается такой, как ожидалось, можно использовать диалоговое окно «Преобразовать текст в таблицу», чтобы указать, как Word должен разделять данные на строки и столбцы. Эта функция особенно полезна при импорте нетабличных данных из файлов CSV или TXT в форматированную таблицу.
Если кто-то запрашивает данные в значениях, разделенных запятыми (CSV) или в другом формате с разделителями, вы можете преобразовать таблицу обратно в текст. Для этого выделите весь стол, нажав маркер «переместить» над столом. Затем перейдите в раздел «Инструменты для работы с таблицами» > «Макет» и нажмите на опцию «Преобразовать в текст» в группе «Данные».
6. Автозаполнение номеров столбцов
В то время как Microsoft Excel упрощает автоматическое заполнение последовательности чисел, Microsoft Word не имеет такой же встроенной функции для таблиц. Однако, если вы хотите быстро создать нумерованный столбец в таблице, это легко сделать.
Во-первых, создайте новый столбец для серийных номеров, если он еще не существует. Выберите столбец, наведя указатель мыши на заголовок столбца. Затем перейдите в раздел «Главная» > абзаце и нажмите кнопку «Нумерация». Word автоматически сгенерирует числовую последовательность в выбранном столбце.
7. Заморозьте эти столы!
Таблицы в Microsoft Word автоматически корректируют свои размеры в соответствии с новыми данными. Однако могут быть случаи, когда вы не хотите, чтобы таблица меняла размер, даже когда добавляются новые данные. В таких случаях можно «заморозить» размер ячеек.
Для этого сначала укажите фиксированный размер ячеек, перейдя в раздел Свойства таблицы > Строка. Затем введите значение в поле Укажите высоту и выберите Точно в раскрывающемся списке для высоты строки.
Затем перейдите на вкладку «Таблица», нажмите кнопку «Параметры» и снимите флажок «Автоматически изменять размер по размеру содержимого». Дважды нажмите OK, чтобы выйти из диалогового окна Свойства таблицы.
Это также решает проблему вставки изображения в ячейку, предотвращая ее расширение для размещения изображения. Если размер изображения превышает доступное пространство, оно будет обрезано по размеру ячейки.
8. Преобразование строк в столбцы в таблице
Бывают случаи, когда вам может потребоваться изменить строки на столбцы, а столбцы на строки. Например, когда количество столбцов превышает поле страницы. Этот процесс известен как транспонирование.
К сожалению, в Word нет встроенной функции для перестановки таблиц. Чтобы обойти это, вы можете скопировать свою таблицу в Microsoft Excel, где вы можете переключать строки на столбцы. После этого вы можете скопировать и вставить таблицу обратно в Microsoft Word.
9. Вставьте идеальные таблицы Excel в Gmail
По умолчанию Gmail не сохраняет форматирование таблиц при вставке данных из Microsoft Excel. Чтобы отправить табличные данные по электронной почте, не прикрепляя их отдельно, вы можете использовать Microsoft Word в качестве моста.
Сначала скопируйте таблицу Microsoft Excel и вставьте ее в документ Microsoft Word, убедившись, что исходное форматирование сохранено. Затем скопируйте таблицу из Microsoft Word и вставьте ее в сообщение Gmail.
Этот метод гарантирует, что таблица сохранит свой чистый и организованный вид, что упрощает получателям просмотр данных непосредственно в теле письма без вложений.
10. Повторно используйте свои столы для экономии времени
Форматирование таблиц в Word может быть полезным занятием, но нет необходимости повторять этот процесс каждый раз. Если вы часто используете определенную таблицу, Word позволяет сохранить ее для использования в будущем.
Когда таблица будет готова, перейдите на вкладку «Вставка», затем выберите «Быстрые детали» > «Сохранить выбранное в галерею быстрых деталей» в группе «Текст». После сохранения таблицы в Галерее быстрых деталей вы можете легко использовать ее повторно, нажав на опцию Быстрые детали и выбрав сохраненную таблицу из галереи.
Перечисленные выше советы по форматированию идеально подойдут всем, кто часто использует таблицы для организации информации в Microsoft Word. Применяя эти методы, вы можете создавать таблицы, которые будут не только функциональными, но и визуально привлекательными и легко читаемыми. Так что не стесняйтесь попробовать их и поднимите свои таблицы Word на новый уровень!