Не объединяйте и не центрируйте в Excel: вместо этого центрируйте по выделенной области

Если вы долгое время использовали инструмент Excel Merge And Center (как я), вас можно простить за то, что вы подумали, что лучшей альтернативы нет (как это сделал я). Что ж, позвольте мне представить вам инструмент «Центрировать по выделению», инструмент, который выполняет точно такую же работу, не нарушая структуру вашей электронной таблицы.

Почему следует избегать слияния и центрирования

Это может стать некоторым шоком, так как многие считают, что объединение ячеек — лучший способ распределить содержимое по многим ячейкам или целым строкам, когда одни и те же данные относятся к каждой ячейке.

Однако, поскольку Excel в значительной степени полагается на наличие согласованной сетки отдельных ячеек, размещенных в строках и столбцах, слияние ячеек вызывает проблемы при внесении изменений в данные.

Во-первых, если вы добавите кнопки фильтра в верхнюю строку некоторых данных, а затем попытаетесь отсортировать эти данные с помощью этих кнопок, Excel вернет сообщение об ошибке. То же самое произойдет, если вы попытаетесь использовать кнопку «Сортировка» в Excel в группе «Сортировка и фильтр» вкладки «Данные» на ленте.

Точно так же вы столкнетесь со стеной, если попытаетесь вставить данные из необъединенной строки в объединенную строку.

Короче говоря, Excel просто не может справиться с измененным форматированием электронных таблиц, вызванным объединением ячеек. Есть причина, по которой когда вы форматируете данные в таблицу, Excel выделяет серым цветом опцию «Объединить и центрировать», потому что она слишком сильно вмешивается в работу таблиц и их фильтров.

Почему центрировать поперек выделения — лучший вариант

Если у вас уже есть много объединенных ячеек на листе и вы беспокоитесь о структурных последствиях, не волнуйтесь — позвольте мне рассказать вам о лучшем способе решить эту проблему, сохранив при этом точно такую же структуру электронной таблицы.

Сначала выберите одну из затронутых ячеек и нажмите «Объединить и центрировать», чтобы разъединить их. Затем выберите ячейки, которые вы объединили ранее, и нажмите значок в правом нижнем углу группы «Выравнивание» на вкладке «Главная».

Откройте раскрывающееся меню «По горизонтали» в разделе «Выравнивание текста» открывшегося диалогового окна, нажмите «Центрировать по выделению» и нажмите «ОК».

И вуаля! Данные выглядят так же, как и при использовании опции «Объединить и центрировать», но структура и целостность ячеек были сохранены. Это означает, что теперь вы можете использовать фильтры и копировать и вставлять данные между ячейками — независимо от того, используете ли вы форматированную таблицу — без того, чтобы Excel выдавал вам неприятные сообщения об ошибках!

Следует признать, что инструмент «Центрировать выделение» работает только между строками, а не вниз по столбцам. Тем не менее, это не должно вызвать особых проблем, так как функции «Объединить и центрировать» и «Центрировать по выделению» были разработаны в первую очередь для горизонтального, а не вертикального использования.

Использование функции «Центрировать по выборке» — не единственный способ форматировать ячейки для создания четких и удобочитаемых электронных таблиц. Например, закрепление строк и столбцов, нечрезмерное использование границ ячеек, последовательность и использование изящных диаграмм и таблиц — все это может сделать книгу более привлекательной.