Поиск по сайту

Используете бесплатную версию Excel? Вы упускаете эти 5 функций

Сводка

  • Microsoft Excel онлайн не обладает достаточной функциональностью по сравнению с платными версиями, которые включают в себя расширенные формулы и диаграммы.
  • Мощные инструменты анализа данных, такие как Power Query и Power Pivot, доступны только при наличии подписки на Microsoft 365.
  • Настольный Excel предлагает дополнительные функции, улучшенное использование в автономном режиме, повышенную надежность и больше возможностей автоматизации.

Полноценный Microsoft Excel по-прежнему остается большим ребенком на игровой площадке электронных таблиц, и хотя бесплатная онлайн-версия Excel хороша для многих сценариев использования, у нее есть некоторые ключевые ограничения по сравнению со своим настольным собратом.

Если вы являетесь бизнес-пользователем, опытным пользователем, желающим автоматизировать свои домашние задачи по обработке данных (например, сбалансировать бюджет) или желающим окунуться в аналитику данных, вы упускаете множество расширенных функций (как новых, так и старых), которые доступны только в платных версиях Excel.

Расширенные формулы и диаграммы

Бесплатная версия Microsoft Excel позволяет использовать только ограниченный набор формул и диаграмм, которые десятилетиями использовались в бизнес-приложениях и оживляли презентации. Некоторые из формул и диаграмм, которых вам не хватает, открывают некоторые действительно впечатляющие сценарии использования, такие как XLOOKUP(), UNIQUE() LET(), FILTER() и LAMBDA() (последний из которых позволяет вам определять свои собственные повторно используемые функции!).

И давайте не будем забывать о сводных таблицах для подведения итогов и помощи в анализе данных. Вероятно, это самая убойная функция Excel (по крайней мере, исторически), а бесплатная версия Excel поддерживает только базовую функциональность сводной таблицы.

Инструменты Power Query, Power Pivot и Data Analytics

За последние несколько лет аналитика данных стала важной вещью для бизнеса. Огромное количество данных о клиентах, доступных через онлайн-платформы, можно легко обработать и проанализировать, чтобы лучше понять, как охватить большую аудиторию и как улучшить свои продукты, чтобы лучше удовлетворить их потребности (ознакомьтесь с маркетингом роста, чтобы увидеть, как это работает в деталях).

Excel был расширен новыми инструментами для удовлетворения новых требований к аналитике данных. Power Query предлагает функциональность ETL (извлечение, преобразование, загрузка), которая критически важна для сценариев использования больших данных, а Power Pivot предоставляет инструменты для создания сложных связей между данными, обеспечивая более глубокий анализ. Функциональность Power Query в бесплатной онлайн-версии Excel ограничена, а Power Pivot в ней полностью отсутствует.

Автономное использование и надежность

Настольные приложения, возможно, по-прежнему обеспечивают лучший пользовательский опыт, чем браузерные приложения. Вы можете работать из любого места (даже если у вас плохое подключение к Интернету или его отсутствие, что идеально подходит для цифровых кочевников), и хотя произошел огромный скачок в производительности браузерных приложений, настольные приложения (включая Excel) по-прежнему имеют большие преимущества в производительности и функциональности.

Помимо того, что настольные приложения более мощные и приятные в использовании, они позволяют хранить данные на вашем собственном устройстве. Это означает отсутствие ограничений на объем данных, с которыми вы хотите работать, никаких проблем с конфиденциальностью и безопасностью ваших данных (что важно для бизнеса в эпоху GDPR, CCPA и HIPAA). Работа с локальными данными также позволяет вам контролировать их, позволяя вам создавать резервные копии и управлять ими самостоятельно, вне досягаемости ошибок облачного хранилища, которые могут привести к их недоступности.

Макросы и автоматизация

Excel позволяет записывать макросы для воспроизведения ваших действий (повторяя записанные выборки и нажатия кнопок) и создавать сценарии Office для автоматизации (хотя сценарии Office доступны в Excel Online, для их использования необходимо заплатить за Microsoft 365). В настольной версии Excel у вас также есть доступ к более продвинутым функциям разработчика и автоматизации в виде VBA (Visual Basic для приложений).

Те, у кого есть небольшой опыт работы с Excel, могут физически съежиться при упоминании VBA, но они признают, что это все еще мощный инструмент, если вы знаете, как им пользоваться. VBA позволяет создавать пользовательские интерфейсы, чтобы в полной мере использовать автоматизацию в Excel, и, хотя это уродливый язык, который может быть сложным в освоении и использует не очень интуитивно понятный редактор, он позволяет вам делать так много, что стоит преодолеть эти препятствия. Недавняя разработка, которая упрощает начало работы с автоматизацией Excel и VBA, — это инструменты искусственного интеллекта, которые могут помочь вам в написании сценариев.

Всегда стоит указывать на то, что макросы Microsoft Office могут представлять угрозу кибербезопасности, поэтому вы должны открывать документы с поддержкой макросов только из надежных источников и проверять любой код, который вы найдете в Интернете, прежде чем запускать его.

Больше данных из большего количества мест

С помощью настольной версии Microsoft Excel вы можете считывать необработанные данные непосредственно из CSV-файлов с локального диска или из сети (без необходимости их загрузки), что позволяет обрабатывать огромные объемы данных. Вы также можете подключаться к серверам баз данных или загружать данные из API в формате JSON и даже парсить данные с веб-страниц.

Возможность доступа к данным из этих источников позволяет вам брать данные из огромного массива аналитических и других источников, обрабатывать их с помощью других инструментов (например, Python), а затем продолжать уточнять их в Excel. Также доступны плагины для настольного Excel для интеграции с другими источниками данных и инструментами.

Microsoft Excel по-прежнему царит в бизнесе (к лучшему или к худшему)

Excel существует уже долгое время, и он по-прежнему вездесущ в бизнесе и образовании, и ему удалось процветать в новых сценариях использования аналитики данных, несмотря на растущую конкуренцию со стороны новых инструментов. Несмотря на то, что некоторые элементы стали немного скрипучими, а некоторые сбивающие с толку варианты пользовательского интерфейса и функциональности прошли через десятилетия (без сомнения, для совместимости и удовлетворения укоренившихся пользователей), многие по-прежнему считают его лучшим в том, что он делает (и он все еще совершенствуется).

Если вы не в восторге от его функций или просто не используете электронные таблицы достаточно часто, чтобы оправдать цену подписки на Microsoft 365, ознакомьтесь с нашим списком альтернатив Microsoft Excel или нашим руководством по лучшим бесплатным приложениям для замены подписок на Microsoft 365 и Adobe.