Нет времени? Используйте эти советы по работе с Excel, чтобы ускорить свою работу

Когда я работал обработчиком данных, мои коллеги всегда были впечатлены тем, как быстро я мог выполнить свою работу в Excel. Многие годы проб и ошибок (а иногда и случайные натыкания на инструменты, о существовании которых я не подозревал!) привели меня к моим любимым методам ускорения рабочего процесса.

Использование поля имени для навигации

В то время как Microsoft Word использует закладки в качестве путевых точек в документе Word, Excel следует тому же принципу, но называет их «именами», доступ к которым осуществляется через поле имени в верхнем левом углу вашей книги. У каждой ячейки уже есть собственная закладка или имя, которое можно увидеть, выбрав любую ячейку и посмотрев на поле имени.

Чтобы перейти к ячейке на активном листе, введите ссылку на столбец и строку, например E7, в поле имени и нажмите клавишу Enter. Это особенно удобно, если у вас большая электронная таблица, что избавляет вас от необходимости прокручивать вверх, вниз, влево и вправо каждый раз, когда вы хотите перейти к удаленному месту на листе.

Если в вашей книге есть другие активные вкладки, вы можете перейти к любой ячейке на этих листах, введя имя вкладки, за которым следует восклицательный знак, а затем ссылка на ячейку.

Например, введя:

Sheet2!G5

в поле с именами перенесет меня на лист 2, ячейку G5.

Более того, хотя ячейки уже имеют свои собственные имена, вы можете изменить их название, выбрав ячейку и введя новое имя в поле имени. Вы также можете сделать это для ряда ячеек. Например, в большой книге может быть важный диапазон данных, который необходимо часто просматривать. Если дать ему запоминающееся имя, к нему будет легче перейти в любой момент.

Как только вы назовете какие-либо данные, рядом с полем имени появится стрелка раскрывающегося списка. Нажмите эту стрелку, чтобы увидеть все именованные элементы на листе, что избавит вас от необходимости запоминать их.

Excel не любит пробелы в именах, поэтому в примере выше я использовал подчеркивание (_). В качестве альтернативы вы можете ввести имя без пробела, например "TotalPrices".

Наконец, процесс именования отформатированных таблиц Excel немного отличается — вместо этого вам придется использовать инструмент именования таблиц Excel. Но не волнуйтесь — все так же просто. Выберите любую ячейку в одной из этих таблиц и введите имя в поле «Имя таблицы» в группе «Свойства» на вкладке «Дизайн таблицы».

Несмотря на то, что процесс присвоения именования форматированной таблице немного отличается, шаги, которые необходимо выполнить для перехода к ней, аналогичны переходу к ячейке — просто введите имя таблицы в поле имени и нажмите клавишу Enter или щелкните раскрывающееся меню поля имени, чтобы просмотреть список всех именованных элементов.

Заморозьте стекла, чтобы избежать чрезмерной прокрутки

Возможность закреплять панели в Excel — один из лучших инструментов для экономии времени из всех. Если важные строки или столбцы, такие как заголовки, будут видны при прокрутке больших таблиц, вам не придется постоянно прокручивать вверх или вперед, чтобы напомнить себе, какие данные вы просматриваете.

Другими словами, закрепление панелей в Excel сохраняет ваши данные в контексте, поэтому вы всегда точно знаете, что представляют собой данные в одно мгновение.

Чтобы увидеть варианты заморозки, нажмите «Заморозить панели» на вкладке «Вид».

Нажмите «Закрепить верхнюю строку» или «Закрепить первый столбец», чтобы заблокировать первую строку или столбец. Просто помните, что нажатие на одну из этих двух команд деактивирует другую.

С другой стороны, вы можете закрепить первые несколько столбцов или строк (если, например, у вас более одного столбца заголовка или строки), выбрав первый столбец или строку, которую вы не хотите закреплять, и нажав «Заморозить панели». Итак, если вы хотите закрепить строки 1 и 2, выберите строку 3 и нажмите «Заморозить панели».

Наконец, чтобы закрепить строки и столбцы вместе, щелкните самую верхнюю и левую ячейку, которую вы не хотите замораживать, и нажмите «Заморозить панели». В этом примере я хочу закрепить строку 1 и столбец A, поэтому я выберу ячейку B2 и нажму «Заморозить панели».

Чтобы разморозить все закрепленные панели на листе, нажмите «Закрепить панели» > «Разморозить панели». Нажатие Ctrl+Z (отмена) не отменит действие зависания.

Используйте инструмент прогнозирования данных Excel

Инструмент прогнозирования данных Excel позволяет прогнозировать будущие тенденции на основе исторических данных всего за несколько кликов, избавляя вас от необходимости делать эти прогнозы вручную.

В этом примере я отслеживаю рост своего эвкалиптового дерева, и я хочу, чтобы Excel спрогнозировал рост на следующие несколько месяцев.

Для этого я выберу диапазон ячеек, содержащих даты и существующие данные, и нажму «Лист прогноза» во вкладке «Данные».

В диалоговом окне Создать лист прогноза отображается предварительный просмотр прогноза. Вы также можете изменить дату окончания с помощью поля под диаграммой и нажать «Параметры», чтобы уточнить способ создания прогноза, например, установив доверительный интервал или выбрав автоматическое включение сезонности в прогноз.

После нажатия кнопки «Создать» Excel открывает новый лист, содержащий прогнозируемые данные в виде таблицы и диаграммы.

Персонализация панели быстрого доступа

Excel печально известен тем, что предлагает так много инструментов, что иногда поиск правильных может замедлить ваш рабочий процесс. Если вы обнаружите, что часто используете одни и те же кнопки и команды, один из способов ускорить работу — настроить панель быстрого доступа (QAT).

Да, вы можете изучить и использовать горячие клавиши Excel для опытных пользователей, но их так много, что это может привести к потере вашего времени.

Вот почему адаптация QAT — это путь вперед. QAT находится в верхнем левом углу окна Excel. Если все, что вы видите, это логотип Excel и название вашей книги, это означает, что у вас не активирован QAT.

Чтобы исправить это, нажмите стрелку вниз в правой части открытой вкладки и нажмите «Показать панель быстрого доступа».

После этого QAT появится рядом с логотипом Excel с некоторыми кнопками по умолчанию, такими как «Автосохранение» и «Сохранить».

Теперь вы можете настроить QAT так, чтобы он содержал команды, которые вы используете чаще всего. Например, вы можете легко удалить кнопку из QAT, щелкнув правой кнопкой мыши соответствующий значок и выбрав «Удалить из панели быстрого доступа».

Точно так же, щелкнув правой кнопкой мыши значок на ленте и выбрав «Добавить на панель быстрого доступа», можно быстро добавить кнопку в QAT. В качестве альтернативы нажмите стрелку вниз «Настроить панель быстрого доступа» и либо выберите один из вариантов, доступных в выпадающем списке, либо нажмите «Дополнительные команды», чтобы увидеть и добавить другие действия.

Помимо использования этих инструментов для ускорения рабочего процесса, внесение небольших изменений в книгу Excel, таких как сжатие изображений, упрощение формул и ограничение изменчивых функций, обеспечит бесперебойную работу файла Excel и предотвратит его остановку.