Как связать или встроить лист Excel в презентацию PowerPoint

Иногда вы хотите включить данные в электронную таблицу Excel в презентацию Microsoft PowerPoint. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel. Давайте взглянем.

В чем разница между компоновкой и встраиванием?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в презентацию PowerPoint. Во-первых, просто скопируйте эти данные из электронной таблицы, а затем вставьте их в целевой документ. Это работает хорошо, но все, что на самом деле делает, это конвертирует данные в простую таблицу в PowerPoint. Вы можете использовать основные инструменты форматирования таблиц PowerPoint на нем, но вы не можете использовать какие-либо функции Excel после преобразования.

Хотя иногда это может быть полезно, два других ваших варианта - связывание и встраивание - гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам, как это сделать в этой статье. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевую презентацию. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

  • If you link an Excel worksheet in a presentation, the target presentation and the original Excel sheet maintain a connection. If you update the Excel file, those updates get automatically reflected in the target presentation.
  • If you embed an Excel worksheet in a presentation, that connection is broken. Updating the original Excel sheet does not automatically update the data in the target presentation.

Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла презентации PowerPoint, поскольку данные в основном все еще хранятся в листе Excel и отображаются только в PowerPoint. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если это не так, вам придется связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространять презентацию среди людей, у которых нет доступа к этому местоположению.

Встраивание этих данных, с другой стороны, увеличивает размер представления, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл PowerPoint. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете эту презентацию среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если презентация должна показывать этот лист Excel в определенный момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint.

Как связать или вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint

Связывание или встраивание рабочего листа Excel в презентацию PowerPoint на самом деле довольно простое, и процесс выполнения любого из них практически идентичен. Начните с открытия листа Excel и презентации PowerPoint, которую вы хотите редактировать одновременно.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или внедрить всю рабочую таблицу, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню.

Теперь переключитесь на свою презентацию PowerPoint и щелкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы найдете единственный функционал, отличный от процессов связывания или встраивания файла.

Если вы хотите встроить свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить ссылку». Серьезно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Объект Microsoft Excel Worksheet» в поле справа и нажмите кнопку «ОК».

И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в своей презентации PowerPoint.

Если вы связали данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в PowerPoint, но вы можете дважды щелкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашей презентации PowerPoint.

Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в PowerPoint. Дважды щелкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне PowerPoint, но лента PowerPoint будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления PowerPoint, просто щелкните в любом месте за пределами электронной таблицы.